Apa itu Virtual Office?
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki “fisik” lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online.
Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Pengertian Sederhana
Untuk itu pengertian sederhananya Virtual Office adalah sewa kantor non-fisik yang dapat dimanfaatkan untuk keperluan legal bisnis Anda. Sebagai penyewa Virtual Office, Anda juga dapat menikmati fasilitas-fasilitas yang ditawarkan untuk tenantnya, seperti ruang meeting.
Tujuan & Keuntungan
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik.
Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional.
Implementasi
Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Kemudahan Lain
Selain menghemat biaya operasional dan sewa kantor, virtual office juga memberikan Anda berbagai kemudahan lain.
Hal ini karena walaupun Anda hanya menyewa ruang kantor secara virtual, Anda tetap menjadi anggota dari provider virtual office tersebut.
Infrastruktur
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual.
Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional.
Aplikasi Infrastruktur
Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:
- Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi.
- Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dll.
- Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll.
